AoH-Mini-Checklist - zur Vorbereitung von Meetings (xvi)

Vor dem Treffen

Grundsätzliche Fragen
(Ziel: Klarheit schaffen über den Rahmen des Treffens)

  • Wer kümmert sich darum, die Besprechung vorzubereiten? Wer fühlt sich verantwortlich dafür?

  • Wo und in welchem Rahmen soll die Besprechung stattfinden? (reales Treffen, Telefonkonferenz, ...)

  • Wann ist ein guter Zeitpunkt für die Besprechung?

  • Wen wollen wir dabeihaben und wie sorgen wir dafür, dass diese Personen wirklich dabei sein können? (z.B. Doodle, Terminsuche, persönliche Einladung…)

  • Verfügen wir über die optimale Vielfalt an teilnehmenden Personen?

Von den vorbereitenden Personen zu klären:
(Ziel: das eigentliche Treffen/Prozess vorbereiten)

  • Worin besteht der Sinn & Zweck (purpose) der Veranstaltung? Warum treffen wir uns? Was genau soll erreicht werden? Und: Wie hängt er mit dem größeren Sinn & Zweck (unserer Gruppe, unserer Organisation) zusammen?

  • Ist der purpose in Form einer guten, kraftvollen Frage formuliert? Was sind die brennenden Fragen?

  • Welcher Bedarf (need) - was hat zum purpose geführt?

  • Besteht ein gemeinsames Verständnis darüber, was der purpose ist, oder muss das erst noch geklärt werden?

  • Rollenaufteilung

  • Wer ist einberufende Instanz (caller)?

  • Wer übernimmt die Einführung (framing: Sinn & Zweck/purpose, Bedarf/need, Dauer und Ende des Meetings, Ablauf/flow)?

  • Wer übernimmt Check-in und Check-out?

  • Wer kümmert sich um die Ernte (harvest) der Besprechung? Was und für wen wollen wir ernten? Herz & Hirn ernten!

  • Wer achtet auf die Zeit?

  • Wer kann einzelne Teile moderieren (falls nötig)?

  • Welches Redesymbol wollen wir verwenden?

  • Was für Material brauchen wir?

  • Wie ist der Ablauf des Treffens geplant?

  • Sich selbst als Gastgeber/Gastgeberin/Host vorbereiten („over prepared and under structured“)

Beim Treffen

  1. Einstieg/Eröffnung
    (Ziel: eine vertrauensvolle Gesprächsatmosphäre herstellen, Überblick geben, Akzeptanz)

  • Den Kontext klären

  • Den kurz- und langfristigen Sinn erklären

  • Rahmen abstecken: Wo liegen die Grenzen?

  • Check-In: physisch, mental, emotional – damit alle Stimmen gehört werden und alle präsent sind

  • Erwartungen austauschen, Hoffnungen bezüglich des Ergebnisses

  • Ablauf erläutern bzw. eine gemeinsame Agenda entwerfen

2. Das Treffen/Der Prozess selbst

  • Inhalt klären (Was?)

  • Prozess/Methode (Wie?)

  • In Bezug auf die Zielgruppe und das gewünschte Ergebnis

3. Abschluss
(Ziel: Zusammenfassen, Schlussfolgerungen, nächste Schritte, Abschluss)

  • Rückblick auf Ergebnisse, Erkenntnisse, Einsichten, Entscheidungen, Beschlüsse

  • Schlussfolgerungen zusammenfassen

  • Übereinstimmungen/Vereinbarungen festhalten

  • Persönlicher Check-Out

Nach dem Treffen

(Ziel: Rückblick, Lernen, Verankern, Festhalten)

  • Rückblick über Erfahrungen und Ergebnisse

  • Evaluation

  • Gelernte Lektionen

  • Verankerung des Treffens/Prozesses

  • Abschluss bzw. Fortsetzung

TYPEN VON TREFFEN FORMALE STRUKTUR OFFENE STRUKTUR
KREATIV geleitetes /kontrolliertes Planungs-Treffen Generieren von Ideen, Brainstorming, Entwicklungstreffen
LERNEND Bildung, Wissenstransfer, Information Interaktiver Prozess, Wissens- und Erfahrungsaustausch
ERGEBNISORIENTIERT Entscheidungen finden bzw. treffen Beirat etc.

Tabelle übersetzt nach InterChange’s online ressource: http://www.interchange.dk/resources/checklistfordesign/